Selasa, 17 Maret 2009

Hasil Audit SDM

Audit sumber daya manusia
Merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untuk mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program MSDM dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program MSDM tsb dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi.

Tujuan Audit SDM
• untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi
• untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etikal, dan kompetitif
• untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM
• untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana
• untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menamba kegiatan-kegiatan SDM

FUNGSI AUDIT SDM
Untuk menjustifikasi kegunaan dan nilainya bagi perusahaan, departemen SDM senantiasa perlu melakukan evaluasi secara periodik keefektifan dan efisiensi setiap strategi, kebijakan, program, dan praktik MSDM Meskipun audit SDM secara umum memfokuskan pada departemen SDM, kegiatan ini mencakup studi berbagai fungsi SDM di seluruh jajaran perusahaan, termasuk yang dilaksanakan oleh semua manajer dan penyelia lini.

PROSES AUDIT
Proses audit terdiri atas enam langkah:
1. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak,
2. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, sert memberikan pelatihan yang dibutuhkan
3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi
4. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM
5. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
6. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular

LINGKUP AUDIT SDM
audit kompatabilitas, audit fungsi SDM, audit kepuasan, dan audit kesehatan

a. Menilai alignment dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan
b. Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan
c. Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer lini
d. Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi


Keefektifan Fungsi SDM sebagai Kriteria
1. Keefektifan organisasional
Berbagai komponen SDM Ukuran produktivitas unit, seperti indeks kualitas produk, ratio pendapatan kompensasi Biaya yang terkait dengan personalia, seperti biaya tenaga kerja total, biaya tenaga kerja per unit keluaran, biaya tunjangan sebagai persentase biatya tenaga kerja total Sikap para karyawan, manajer dan pihak terkait terhadap pelayanan fungsi SDM Pelaksanaan regulasi pemerintah di bidang tenaga kerja dan sebagainya.

2. Keefektifan karyawan
Penilaian perilaku dan sikap karyawan, tingkat turnover karyawan, tingkat absensi karyawan, tingkat produksi di atas/di bawah standar, tingkat kualitas di atas/di bawah standar, indeks kecelakaan/kesehatan, tingkat keluhan Kepuasan kerja karyawan dan sikap terhadap beragam aspek pekerjaan, daya inovasi karyawan dan sebagainya.

Laporan Audit SDM
Berbagai pendekatan metode dan ukuran diterapkan untuk memberikan balikan tentang berbagai kegiatan dan praktik MSDM. Agar informasi hasil audit berguna, perlu dikompilasi menjadi laporan audit. Laporan audit SDM adalah suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil diagnosis dan analisis berbagai temuan kegiatan audit yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktik efektif maupun rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktik yang tidak efektif. Karena laporan ditujukan kepada manajer dan staff departemen SDM dan manajer lini, tujuan dan lingkup audit perlu disusun secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan simpulan dirumuskan secara obyektif.
Hasil pelaksanaan audit SDM akan berguna untuk :
1. Memperbaiki operasi berbagai kegiatan Departemen PSDM melalui penyediaan data tentang biaya dan hasil kegiatan;
2. Membantu Departemen PSDM dan operasional untuk memutuskan kegiatan MSDM yang akan dilanjutkan, dimodifikasi atau dihentikan;
3. Mengevaluasi keterkaitan kegiatan MSDM dengan upaya pencapaian tujuan dan implementasi strategi perusahaan;
4. Memastikan bahwa setiap manajer, karyawan dan pihak terkait sadar dan puas dengan berbagai pelayanan Departemen PSDM yang diberikan;
5. Memberi justifikasi keberadaan berbagai fungsi MSDM dan membantu dalam memformulaikan anggaran kegiatan Departemen PSDM;
6. Mengindentifikasi kebutuhan perancangan dan perumusan kembali sistem, kebijakan, prosedur dan program MSDM;
7. Memberi balikan kepada para manajer lini tentang praktik MSDM mereka yang efektif dan tidak efektif, dan berbagai penyimpangan yang dilakukan




Sumber :
• http://rmovizar.staff.gunadarma.ac.id
• http://trust2000.com/silabus/MA%20-%20HR%20Mgmnt/M A.4%20Human%20Resources%20Audit%20-%20A%20Step%20by%20Step%20Approach.pdf
• manajemen sumber daya manusia_Hj. Ike kusdyah Rachmawati, SE,MM

Selasa, 10 Maret 2009

JOB DESIGN

1. TEKNOLOGI DI TEMPAT KERJA
a. Proses Perbaikan Terus Menerus. Program manajemen mutu total mengupayakan tercapainya perbaikan terus-menerus sehingga meningkatkan keseragaman produk dan jasa. Implikasi paling mencolok bagi karyawan adalah manajemen akan menganggap mereka sebagai sumber utama dari gagasan perbaikan.
b. Merekayasa-ulang Proses Kerja. Hal ini berarti manajemen harus memulai dengan kertas kosong– memikikan kembali dan merancang-ulang proses-proses yang dilewati organisasi untuk menciptakan nilai dan menjalankan pekerjaan. Tiga kunci rekayasa-ulang adalah mengidentifikasi kompetensi mencolok organisasi, menilai proses-proses inti, dan melakukan penataan ulang secara horizontal menurut proses.
c. Penyesuaian Massal Terhadap Kebutuhan. Produksi massal adalah penggunaan pembagian kerja, standarisasi, dan proses teorotomatisasi untuk memproduksi barang dengan jumlah besar. Kustomisasi massal adalah proses produksi yang cukup fleksibel untuk menciptakan barang dan jasa yang dirancang khusus bagi pelanggan tertentu. Dalam kostumisasi massal, pelanggan dapat memperoleh produk yang mereka inginkan, dicocokkan dengan masing-masing selera dan kebutuhan. Sedangkan bagi pabrik, mereka menciptakan lebih banyak kepuasan pelanggan, pada saat yang sama, meningkatkan efisiensi produk. Namun, kustomisasi massal juga dapat menciptakan peningkatan koordinasi permintaan pada manajemen. Sistem ini umumnya menuntut karyawan menempuh pelatihan ulang proses dan pengorganisasian kembali kerja berdasar tm untuk meningkatkan kelenturan.

2. KERANGKA KERJA KONSEPTUAL UNTUK MENGANALISIS TUGAS KERJA
a. Teori Karakteristis Tugas. Adalah upaya mengidentifikasi karakteristik tugas pekerjaan, bagaimana gabungan karakteristik itu membentuk pekerjaan-pekerjaan yang berbeda, dan hubungan karakteristik itu dengan motivasi, kepuasan, dan kinerja karyawan.
b. Teori Atribut Tugas Wajib. Dalam teori ini, Turner dan Lawrence meramalkan karyawan akan lebih menyukai pekerjaan yang rumit dan menantang. Artinya, pekerjaan semacam itu akan meningkatkan kepuasan kerja dan tingat kemangkiran yang lebih rendah.
c. Model Karakteristik Pekerjaan. Model ini berasal dari Hackman dan Oldham yang mengidentifikasi lima karakteristik pekerjaan dan hubungannya dengan hasil pribadi dan hasil kerja, yaitu:
• Keanekaragaman keterampilan
• Identitas tugas
• Pentingnya tugas
• Otonomi, dan
• Umpan balik
d. Model Pemrosesan Informasi Sosial. Model ini menjelaskan bahwa orang menanggapi pekerjaan seperti yang dipersepsikan bukannya menanggapi pekerjaan objektif itu sendiri.

3. RANCANGAN RUANG KERJA
a. Rotasi Pekerjaan. Adalah pergantian periodik seorang karyawan dari satu tugas ke tugas yang lain. Rotasi pekerjaan mampu mengurangi rasa bosan, meningkatkan motivasi melalui pembuatan variasi untuk aktifitas-aktifitas karyawan, dan membantu karyawan memahami dengan lebih baik bagaimana pekerjaan mereka memberikan kontribusi terhadap organisasi. Namun, rancangan ruang kerja ini dapat mengakibatkan biaya pelatihan meningkat dan produktifitas berkurang dengan adanya pemindahan seorang pekerja ke posisi baru ketika efisiensi di pekerjaan yang sebelumnya menghasilkan organisasional. Anggota kelompok kerja harus menyesuaikan diri dengan kayawan baru.
b. Perluasan Pekerjaan. Adalah peningkatan jumlah dan variasi tugas dari seorang individu melalui pekerjaannya yang berbeda-beda. Dalam rotasi pekerjaan, pekerjaan tidak dirancang ulang. Karyawan hanya berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, tetapi sifat pekerjaan tersebut tidak berubah. Sedangkan, perluasan pekerjaan benar-benar melibatkan perubahan pekerjaan.
c. Pengayaan Pekerjaan. Adalah perluasan vertikal dari pekerjaan, yang meningkatkan pengendalian pekerja terhadap rencana, pelaksanaan, dan evaluasi kerja. Cara manajemen memperkaya seorang karyawan dapat dengan hal-hal berikut:
- Mengombinasikan tugas-tugas
- Membentuk unit kerja yang alami
- Membangun hubungan dengan klien
- Memperluas pekerjaan secara vertikal
- Membuka saluran-saluran umpan balik
d. Revisi Atas Rancangan Kerja Berdasarkan Tim. Manajer harus mengharapkan kelompok berkinerja pada tingkat yang tinggi, bila:
 Tugas kelompok menuntut anggota menggunakan keragaman keteram[pilan yang relatif tinggi
 Tugas kelompok merupakan potongan kerja yang utuh dan berarti, dengan hasil yang tampak
 Hasil kerja kelompok pada tugas itu memiliki konsekuensi yang besar terhadap orang lain
 Tugas itu memberi anggota kelompok otonomi yang sangat besar untuk memutuskan cara mereka melakukan pekerjaan
 Pengerjaan tugas itu melahirkan umpan balik yang teratur dan terpercaya tentang baiknya kinerja kelompok

4. PILIHAN JADWAL KERJA
a. Waktu Lentur. Karyawan bekerja selama periode waktu inti umum pada setiap hari, namun memiliki kebebasan dalam membentuk hari keja mereka dari serangkaian jam fleksibel di luar inti.
b. Berbagi Pekerjaan. Dari sudut karyawan, berbagi pekerjaan meningkatkan kelenturan waktu kerja, juga dapat meningkatkan motivasi dan kepuasan bagi mereka yang menganggap pekerjaan 40 jam sepekan itu tidak praktis. Di pihak lain, kelemahan utama dari perspektif manajemen adalah menemukan pasangan-pasangan karyawan yang cocok satu sama lain yang dapat berhasil mengkoordinasikan seluk beluk pekerjaan.
c. Telekomuting. Potensi keunggulan-keunggulan atas manajemen via telekomuting mancakup kumpulan tenaga kerja yang bisa dipilih menjadi semakin besar, produktifitas lebih tinggi, keluar-masuk karyawan lebih sedikit, semangat kerja meningkat, dan mengurangi biaya ruang kantor. Kelemahan utama bagi manajemen adalah kurangnya supervisi langsung atas karyawan. Selain tiu, dalam tempat kerja yang berfokus pada tim dewasa ini, telekomuting bisa lebih mempersulit menawarkan semakin besar kelenturan waktu kerja. Bagi karyawan dengan kebutuhan sosial tinggi, telekomuting dapat meningkatkan rasa isolasi dan mengurangi kepuasan kerja.



DAFTAR PUSTAKA

1. Robbins, Stephen, P. 2008. "Perilaku Organisasi edisi 10". Prentice Hall, PT. INDEKS